De Helpdesk van Khonraad is 24 uur per dag te bereiken op het telefoonnummer: 0900 - 5555544 (lokaal tarief)
Voor algemene informatie kunt u contact opnemen met Khonraad Software Engineering BV. Tijdens kantooruren bereikbaar op het telefoonnummer 035-6039444.
Privacy verklaring
Khonraad verwerkt persoonsgegevens in de zin van artikel 4, sub 1, van
de AVG.
Khonraad hecht veel waarde aan de bescherming van
persoonsgegevens en draagt ervoor zorg dat persoonsgegevens in
overeenstemming met de AVG en op behoorlijke en zorgvuldige wijze
worden verwerkt. Deze privacyverklaring beschrijft wie
wij zijn, welke informatie wij over u verzamelen, hoe wij uw
persoonlijke informatie verkrijgen en hoe we die informatie
gebruiken. Deze privacyverklaring beschrijft ook de maatregelen
die we nemen om de veiligheid van uw persoonlijke informatie te
beschermen en hoe u contact met ons kunt opnemen over ons
privacybeleid, waaronder het uitoefenen van uw privacyrechten.
Wie zijn wij?
Khonraad maakt het voor sectorale partijen (o.a. gemeenten,
GGZ-instellingen, diverse maatschappelijke dienstverleners, politie,
justitie en inspectie) mogelijk om samen te werken in elektronische
dossiers in het kader van de uitvoering van de Wet verplichte
geestelijke gezondheidszorg, de Wet zorg en dwang en de Wet tijdelijk
huisverbod.
De
workflows ter ondersteuning van de crisismaatregel, het verkennend
onderzoek en de inbewaringstelling worden, samen met
Huisverbod-Online, in Khonraad integraal aangeboden. Daarnaast zijn
ook ondersteunende diensten (o.a. Berichtenbox, Printservice,
Nationale Hoorservice en Formulieren repository) beschikbaar in
Khonraad.
Scope
van de privacyverklaring
Deze privacyverklaring beperkt zich tot de (persoons)gegevens
die door Khonraad worden verwerkt in de rol van
Verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de Algemene Verordening
Gegevensbescherming (AVG). Dit betreft de verwerking van de gegevens
van onze klanten en accounthouders.
Daarnaast verwerkt Khonraad (persoons)gegevens in de rol van
Verwerker. Voor de afspraken die hierover zijn gemaakt verwijzen wij u
naar de verwerkersovereenkomst, die is afgesloten tussen Khonraad en
Verwerkingsverantwoordelijke.
Grondslag
van de verwerking
Khonraad baseert de verwerking van deze (persoons)gegevens op een van de
grondslagen uit artikel 6 van de AVG, eerste lid, onder b: "De verwerking is
noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij de
betrokkene partij is."
Hoe
krijgen wij de gegevens die wij verwerken?
Wanneer een organisatie verzoekt om aansluiting op Khonraad,
zullen wij de benodigde organisatiegegevens opvragen.
Wanneer u een account bij ons aanvraagt, zullen wij de
accounthouder vragen om een accountaanvraagformulier in te vullen.
Tijdens het gebruik van het Khonraad systeem verzamelen wij de
volgende gegevens van u: uw IP adres, het inloggen in het systeem en
vervolgens op accountniveau de vier basisoperaties die op het
systeem uitgevoerd kunnen worden, namelijk het toevoegen van nieuwe
gegevens, het opvragen van gegevens, het wijzigen van gegevens en het
verwijderen van gegevens.
Welke
gegevens verwerken we van u (maximaal)?
Organisatie:
- Juridische
naam organisatie
- Vertegenwoordiger
organisatie (geslacht, naam , functie, handtekening)
- Organisatie
bezoekadres
- Organisatie
postadres
- Organisatie
algemeen telefoonnummer
Accounthouder:
- Geslacht
- Voorletters
- Voorna(a)m(en)
- Achternaam
- Evt.
titulatuur
- Geboortedatum
- (Mobiel)
telefoonnummer
- E-mail
adres
- BIG-/dienst-/A-nummer
- Functie/rang
- Werkgever
- Controlevraag
- Handtekening
- Rol
- Startdatum
account
- Einddatum
account
- Inlognaam
- Verkeersgegevens
Contactpersoon
(bijvoorbeeld contactpersoon i.k.v. verwerkersovereenkomst,
functionaris voor de gegevensbescherming, directiesecretariaat
etc.):
- Geslacht
- Naam
- E-mail
adres
- (Mobiel)
telefoonnummer
Hoe
gebruiken we de verzamelde gegevens?
a. Leveren
van diensten
Khonraad gebruikt uw gegevens uitsluitend voor het verlenen van
toegang tot het Khonraad systeem en het gebruik maken van zowel de
diensten binnen dit systeem als de diensten die worden geleverd door
onze servicedesk.
b.
Planning, beheer en beveiliging van het dataverkeer
Daarnaast gebruikt Khonraad uw gegevens voor planning, beheer en
beveiliging van ons dataverkeer. Door
het dataverkeer te analyseren krijgen wij essentiƫle informatie over
het gebruik en de belasting van ons systeem. Op basis van deze
informatie kunnen wij ons systeem gericht uitbreiden en verbeteren.
c.
Analyse
Khonraad
kan ad hoc en periodiek geaggregeerde gegevens op het niveau van de
gemeentelijke- en veiligheidsregio verstrekken aan door onze klanten
aangewezen partijen, waarvan de belangrijkste hieronder worden
genoemd:
- door
het rijk bekostigde instellingen voor hoger onderwijs als benoemd in
artikel 1.8 van de Wet op het hoger onderwijs en wetenschappelijk
onderzoek;
- Centraal
Bureau voor de Statistiek;
- Ministerie
van Volksgezondheid, Welzijn en Sport;
- Ministerie
van Justitie en Veiligheid.
d.
Voldoen aan wettelijke verplichting
Behoudens
de afspraken die hierover zijn gemaakt binnen de keten zal Khonraad
uw gegevens niet verstrekken aan derden, tenzij dit noodzakelijk is
in het kader van het voldoen aan een wettelijke verplichting.
e.
Geen verwerking voor overige doeleinden
Uw
(persoons)gegevens zullen niet voor overige doeleinden worden
verwerkt.
Delen
van uw gegevens met derden
Uw gegevens worden gedeeld met partijen binnen de keten, conform
de afspraken die hierover zijn gemaakt binnen de keten.
Hoe
lang bewaren we uw gegevens?
a.
Bewaartermijn
Khonraad bewaart uw (persoons)gegevens niet langer dan
noodzakelijk voor het doel van de verwerking.
Wij bewaren uw gegevens gedurende de looptijd van uw account.
Nadat uw account is afgesloten hanteren wij de wettelijke
bewaartermijn. Deze is afhankelijk van de dienst waarvan u gebruik
maakt. Voor de Wvggz en de Wzd geldt een wettelijke bewaartermijn van
20 jaar, conform BW artikel 7:454. Voor de Wet tijdelijk huisverbod
geldt een wettelijke bewaartermijn van 5 jaar.
b.
Wat doen we met uw gegevens na afloop van de bewaartermijn?
Na afloop van de wettelijke bewaartermijn worden uw gegevens
vernietigd, in overeenstemming met de daarop van toestemming zijnde
wetgeving.
Beveiliging
(persoons)gegevens
Artikel 32 van de AVG verplicht Khonaad om passende technische
en organisatorische maatregelen te nemen om het verlies van
persoonsgegevens of onrechtmatige verwerking tegen te gaan. Zo worden
de (persoons)gegevens die u invult op op onze website versleuteld en
vindt de verzending van (persoons)gegevens via een beveiligde
verbinding plaats.
Uw privacyrechten
Als u wilt weten welke persoonsgegevens Khonraad van u verwerkt,
dan kunt u een schriftelijk inzageverzoek doen. Khonraad behandelt uw
verzoek binnen een redelijke termijn.
Blijkt dat uw gegevens onjuist, onvolledig of niet relevant
zijn? Dan kunt u een verzoek doen om uw gegevens te laten wijzigen of
aan te vullen.
U kunt, in een aantal gevallen, vragen om verwijdering of
wissing van uw gegevens.
Wilt u de (digitale) persoonsgegevens die Khonraad van u
verwerkt ontvangen, dan kunt u een beroep doen op uw recht op
dataportabiliteit. Dit houdt in dat u uw gegevens verstrekt krijgt in
een vorm waarin u deze, mocht u dit wensen, eenvoudig door kunt geven
aan een andere organisatie.
Ook kunt u verzoeken om beperking van het verwerken van uw
gegevens of daartegen bezwaar maken.
U kunt uw verzoeken per e-mail sturen aan:
fg@khonraad.nl